Kuvaus
Sähköpostia käytetään viestien lähettämiseen kahden tai useamman ihmisen välillä. Sähköpostiviestit lähetetään Internetin kautta. Palvelimet hyväksyvät, lähettävät eteenpäin ja tallentavat viestit. Käyttäjien tai heidän tietokoneidensa ei tarvitse olla verkossa samanaikaisesti; vain viestin lähettämiseen tai vastaanottamiseen tarvittava lyhytaikainen Internet-yhteys yleensä sähköpostipalvelimeen tai Webmail-liittymään riittää.
Nykyaikaisissa sähköpostiohjelmissa (verkko- ja konepohjaiset) on yleensä tekstinmuokkain viestien laatimiseen ja muotoiluun. Käyttäjät määrittävät vastaanottajien sähköpostiosoitteet, kirjoittavat viestin, lisäävät mahdolliset liitetiedostot (missä tahansa muodossa) ja lähettävät viestin. Viestit (lähetetyt ja vastaanotetut) säilytetään sähköisissä postilaatikoissa. Viestit voi tallentaa, lähettää eteenpäin, tulostaa, poistaa tai niihin voi vastata.
Sähköpostista on tullut vallitseva kirjallisen viestinnän muoto yrityselämässä, ja sitä käytetään myös henkilökohtaiseen kirjalliseen yhteydenpitoon. Sähköpostia voi käyttää tietokoneissa, joissa on jokin tavallinen käyttöjärjestelmä, sekä (äly)mobiililaitteissa edellyttäen, että laitteessa on Internet-yhteys.
Keskeiset toiminnot
- Sähköpostia käytetään viestien lähettämiseen kahden tai useamman ihmisen välillä. Sähköpostiviestien lähettäminen/vastaanottaminen edellyttää, että käyttäjän laitteella on sähköpostiohjelma. Vaihtoehtoisesti käyttäjä voi rekisteröityä johonkin verkkosähköpostipalveluun. Älypuhelimissa käyttäjät käyttävät yleensä sähköpostisovelluksia. Lisäksi jokaisella käyttäjällä on oltava oma sähköpostiosoite. Sähköpostiosoitteet ovat yksilöllisiä ja ne sisältävät yleensä henkilökohtaisen tunnisteen, jonka perässä on @-merkki ja toimialueen nimi.
- Sähköpostiviestiin voi liittää kaikentyyppisiä tiedostoja. Palveluntarjoajasta tai, erityisesti yrityskäytössä, organisaatiosta riippuen liitetiedostolla saattaa olla koko- ja/tai tietoturvarajoituksia. Sähköpostin lähettäminen edellyttää, että lähettäjä tietää vastaanottajan sähköpostiosoitteen.
- Sähköpostiviestit kulkevat Internetin kautta ja saapuvat vastaanottajalle yleensä muutamassa minuutissa. Sähköpostiohjelman/verkkosähköpostitilin luominen on yleensä melko käyttäjäystävällistä ja tarvittaessa siihen on saatavana useita (verkkopohjaisia) ohjeita.
Kuka käyttää työkalua
Sähköpostia yritysten kanssa viestintään käyttävien nuorten osuus:
- Sähköpostiviestejä käytetään kaikenlaisessa jokapäiväisessä viestinnässä yksityis- ja yrityselämässä. Aivan kuten puhelinnumero tai kotiosoite, lähes jokaisella on nykyään sähköpostiosoite.
- Monilla käyttäjillä on useita sähköpostiosoitteita (esim. yksityinen sähköposti ja työsähköposti).
Päivittäin lähetettyjen sähköpostiviestien keskiarvoinen määrä:
Sähköpostitilien määrä maailmanlaajuisesti:
Alustat
Alustojen suhteen ei ole rajoituksia. Sähköpostiviestejä voidaan lähettää sähköpostiohjelmista, verkkosähköpostitileiltä ja älypuhelinten sähköpostisovelluksista kaikilla tavallisilla alustoilla. Siirtoprotokollat ja standardisointiprosessit toimivat taustalla eivätkä edellytä käyttäjän toimintoja.
Yksityisyyden suoja ja käyttäjätiedot
Sähköpostiviestit lähetetään Internetin kautta ja ne ovat periaatteessa salaamattomia. Käyttäjät voivat kuitenkin valita sähköpostin palveluntarjoajan, joka tukee suojausta ja salausta. On kuitenkin tärkeää, että sekä lähettäjä että vastaanottaja käyttävät tällaista palveluntarjoajaa. Jos käytetään verkkosähköpostitiliä, palveluntarjoajan on tarjottava yksinomainen HTTPS-kirjautuminen.
Toinen tietoturvakeino on päästä päähän -salaus. Tämä edellyttää, että lähettäjä antaa vastaanottajalle niin kutsutun avaimen sähköpostin avaamiseen. Lisäksi tämä keino salaa vain itse viestin; metatietoja (lähettäjän/vastaanottajan nimi, otsikko jne.) ei salata.
Käyttöehdot löytyvät seuraavilta sivuilta:
Työkalun käyttö PROMOVET-projektissa
Edut
- Sähköpostin käyttö on erittäin yleistä eikä sähköpostiviesteihin liity oikeastaan mitään rajoituksia. Se on työkalu suurempien tekstien ja liitetiedostojen lähettämiseen. Vaikka sähköposti ei ole pikaviestintätyökalu, sitä voidaan käyttää aina, kun saatavilla on Internet-yhteys. Ryhmäviestintä on mahdollista. Palveluntarjoajat tarjoavat maksuttomia perustilejä sähköpostin käyttöön.
Haitat
- Nuoret saattavat kokea sähköpostiviestit hieman vanhanaikaisina ja yrityselämään kuuluvina. Vaikka sähköpostiviestit voidaan vastaanottaa muutamassa sekunnissa/minuutissa, ne eivät ole pikaviestintää.
